Les pièces justificatives à demander à un candidat pour une location

Pièces justificatives pouvant être demandées au candidat-locataire

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Un justificatif d’identité :

Le propriétaire peut demander au candidat locataire une pièce d’identité valide. Il doit choisir une pièce parmi celles-ci :

• Carte d’identité française ou étrangère (avec photo) ; 
• Passeport français ou étranger (avec photo) ; 
• Permis de conduire français ou étranger (avec photo) ; 
• Titre de séjour temporaire ; 
• Carte de résident ; 
• Carte de ressortissant d’un Etat membre de l’Union Européenne.

Un justificatif de domicile

Le propriétaire peut demander au candidat-locataire un justificatif de domicile. Il doit choisir un justificatif parmi ceux-ci :

• Les 3 dernières quittances de loyer, ou une attestation du dernier bailleur, confirmant que le candidat-locataire a payé ses loyers et charges ; 
• Une attestation sur l’honneur de l’hébergeant indiquant que le candidat-locataire habite bien chez lui ; 
• Une attestation d’élection de domicile 
• Le dernier avis de taxe foncière ou le titre de propriété de la résidence principale

Un justificatif de situation professionnelle

Le propriétaire peut demander au candidat-locataire un ou plusieurs justificatifs de sa situation professionnelle. Il doit choisir des justificatifs parmi ces documents :

• Contrat de travail ou de stage ;
• Carte d’étudiant ou certificat de scolarité pour l’année en cours ; 
• Copie de la carte professionnelle ; 
• Copie du certificat d’identification de l’Insee ;
• Extrait du registre des métiers de moins de 3 mois ; 
• Extrait K ou Kbis du registre du commerce et des sociétés de moins de 3 mois.

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Un justificatif de ressources financières

Le propriétaire peut demander au candidat-locataire un ou plusieurs justificatifs de ses ressources. Il doit choisir des justificatifs parmi ces documents :

• Les 3 derniers bulletins de salaires ; 
• Les justificatifs de versement des indemnités de stage ; 
• Les 2 derniers bilans comptables (pour les candidats non-salariés) ; 
• Les justificatifs de versement des indemnités, retraites, pensions, prestations sociales et familiales et allocations perçues lors des 3 derniers mois ou justificatifs de l’ouverture des droits établis par l’organisme payeur ; 
• Avis d’attribution de bourse pour un étudiant ; 
• Justificatifs de revenus fonciers, de rentes viagères ou de revenus de valeurs et capitaux mobiliers ; 
• Simulation du droit à l’aide au logement Dernier ou avant-dernier avis d’imposition ou de non-imposition

A savoir ! Le candidat locataire peut fournir des copies des documents originaux, en veillant à la clarté du texte et à la qualité des photos. Les pièces fournies doivent être écrites ou traduites en français, et les sommes mentionnées sur les pièces doivent être exprimées en euros (si besoin, il faudra faire une conversion à partir de la devise d’origine).

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Justificatifs de la caution

Les justificatifs demandés à la caution du candidat-locataire Le propriétaire d’un logement privé peut demander au candidat-locataire d’avoir une caution personne physique ou personne morale si sa situation financière est précaire. Les justificatifs demandés par le propriétaire à la caution sont presque les mêmes que ceux demandés au candidat locataire. Il y a cependant une différence quand la caution est une personne morale. Dans ce cas, le propriétaire peut demander – pour la catégorie de l’identité – les 2 pièces suivantes :

• Extrait Kbis original de moins de 3 mois de la société ou les statuts ou toute autre pièce justifiant de l’existence légale de la personne, avec le nom du responsable et l’adresse de l’organisme, et la preuve qu’une déclaration a été faite auprès d’une administration, une juridiction, ou un organisme professionnel ; 
• Justificatif d’identité du représentant de la personne morale qui apparaît sur l’extrait Kbis ou les statuts. Les pièces que le propriétaire ne peut pas demander au candidat locataire ni à sa caution 

Pièces justificatives pouvant être demandées au candidat-locataire

Les pièces justificatives qui constituent un dossier sont importantes pour choisir le bon locataire pour sa location. Mais la loi (Décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015) limite strictement les pièces que le bailleur peut demander au locataire.

Ainsi, le propriétaire bailleur n’a pas le droit de demander au candidat-locataire ou à sa caution ce qui suit :

• De l’argent ; 
• Un extrait de casier judiciaire ; 
• Les derniers relevés de compte bancaire ; 
• Une attestation d’absence de crédit ou de fichage à la Banque de France ; 
• Le carnet de santé ; 
• La copie de la carte vitale ; 
• Des codes tels que Paypal, Netflix…

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Si le propriétaire-bailleur ne respecte pas l’article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989, le Préfet lui envoie une information pour lui annoncer une amende. Cette information décrit les faits reprochés et le montant de l’amende prévue. Le propriétaire-bailleur peut faire des observations dans un délai de deux mois selon les articles L 122-1  du Code des Relations entre le public et l’administration. Après ce délai, le Préfet peut émettre un titre de perception, et faire recouvrer les sommes.

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Quelques conseils supplémentaires sur les pièces justificatives à demander au candidat d’une location

Quelques conseils pour examiner les pièces d’un dossier En plus de la complétude des pièces justificatives demandées au candidat à la location, il est essentiel de :

• Vérifier que les pièces sont récentes. Un avis d’imposition datant de dix ans ne vous sera pas très utile. 
• Vérifier la véracité de ces pièces. 1 dossier sur 5 contient de fausses pièces justificatives dans la location entre particuliers. 
• Réaliser des vérifications de cohérence. Par exemple, vous pouvez vérifier que le lieu de travail du candidat est proche du bien en location. 
• S’assurer que le candidat répond aux critères de ressources. Ses revenus mensuels nets doivent être environ trois fois le loyer ou sinon le candidat doit avoir un garant.

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De plus, un logiciel de gestion locative comme Ublo peut vous aider dans la constitution des dossiers candidats.

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