Avant de se lancer dans la digitalisation de ses processus, une question revient souvent : que peut-on réellement automatiser en gestion locative, et pourquoi est-ce devenu essentiel ?
Pourquoi automatiser la gestion locative en 2025 ?
Aujourd’hui, gérer un parc immobilier implique une multitude de tâches complexes et chronophages. Qu’il s’agisse d’une agence, d’un bailleur social, d’une foncière ou d’une association, les enjeux sont les mêmes : gagner du temps, fiabiliser les processus, améliorer l’expérience locataire et répondre aux obligations réglementaires.
L’automatisation de la gestion locative permet précisément cela :
- 📉 Réduire les erreurs humaines et les oublis
- ⏱ Libérer du temps sur les tâches administratives
- 📊 Améliorer le pilotage et la traçabilité
- 🤝 Renforcer la satisfaction des locataires
- ⚖️ Garantir la conformité (Loi ELAN, diagnostics, quittances...)
Quelles tâches peut-on automatiser ?
1. Collecte et suivi des loyers
- Paiement en ligne, virements automatisés, relances planifiées
- Suivi des impayés avec alertes déclenchées automatiquement
2. Envoi des documents réglementaires
- Quittances, révisions de loyers, appels de fonds
- Signature électronique intégrée
3. Gestion des tickets locataires
- Création automatique d’un ticket depuis un e-mail ou un formulaire
- Notifications aux équipes internes / prestataires
- Suivi du temps de résolution et clôture automatisée
4. Rappels et alertes
- Fin de bail, diagnostics à renouveler, état des lieux à programmer
- Rappels pour gestionnaires, bailleurs et locataires
5. Reporting et KPI
- Génération automatique de rapports mensuels
- Tableaux de bord dynamiques par immeuble ou périmètre
Quels sont les gains mesurables ?
Selon plusieurs études du secteur :
- ⏳ Jusqu’à 70 % de gain de temps administratif
- 💸 45 % d’impayés en moins avec des relances automatisées
- 🏠 25 % de vacance en moins grâce à des alertes et états des lieux fluidifiés
- 😊 +40 % de satisfaction locataire via réponses plus rapides
À qui s’adresse cette automatisation ?
Associations
- Suivi des bénéficiaires simplifié
- Envois automatiques aux financeurs (bilans, rapports)
Foncières / SCI
- Centralisation multi-sites
- Vision rentabilité + alerting contrats
Coliving / Colocations
- Entrées/sorties fluides, gestion des baux partagés
- Notifications pour rotation et déséquilibres
Agences immobilières
- Automatisation des appels de loyers et relances
- Reporting par gestionnaire
Bailleurs sociaux et intermédiaires
- Suivi des impayés en temps réel
- Conformité des dossiers locataires
Pourquoi choisir un logiciel comme Ublo ?
Ublo propose une solution B2B intégrée pensée pour automatiser l’ensemble de la chaîne locative, avec :
- Un workflow intelligent connecté à vos baux, documents et contrats
- Un moteur de règles pour créer vos propres automatisations (relances, alertes, mises à jour)
- Une interface simple, utilisée par des agences, des associations et des foncières gérant plus de 30 000 logements
- Une API ouverte pour vous connecter à vos outils métier existants
Étude de cas : automatisation en pratique
Situation : Agence gérant 500 lots
- Problème : 200 relances loyers à envoyer manuellement chaque mois
- Solution : Mise en place de relances automatiques J+3, J+10 et J+20
- Résultat : 85 % des loyers régularisés avant relance téléphonique
Situation : Association avec 3 résidences sociales
- Problème : Retards de traitement des tickets (4 jours en moyenne)
- Solution : Génération automatique de tickets + alerte prestataire + suivi
- Résultat : 2,1 jours de traitement moyen, satisfaction locataire en hausse
Comment bien démarrer ?
- Lister vos processus chronophages (relances, quittances, rapports...)
- Identifier les doublons ou les erreurs fréquentes
- Choisir un outil compatible avec vos données et vos équipes
- Déployer progressivement les automatisations prioritaires
- Mesurer les gains : temps gagné, erreurs évitées, satisfaction accrue
En conclusion : l’automatisation, un levier stratégique
L’automatisation de la gestion locative n’est pas une option : c’est un levier incontournable pour les professionnels de l’immobilier souhaitant rester performants, sécurisés et rentables.
👉 Ublo vous propose une démo gratuite de 30 minutes pour vous montrer comment automatiser vos processus locatifs de A à Z, en quelques clics.
