Le RGPD a transformé la manière dont les bailleurs gèrent les données personnelles. Pourtant, dans de nombreux projets de gestion locative, la distinction entre les responsabilités du bailleur et celles de l’éditeur reste floue. Cette méconnaissance expose à des risques juridiques et opérationnels, et peut compliquer la maîtrise des flux de données.
Un sujet encore mal compris, y compris chez les décideurs
Depuis l’entrée en vigueur du RGPD, la gestion des données personnelles est devenue un enjeu structurant pour les bailleurs, qu’ils soient sociaux, institutionnels ou privés. Pourtant, dans de nombreux projets SI, la question des responsabilités respectives entre le bailleur et l’éditeur du logiciel de gestion locative reste floue.
Cette confusion peut avoir des conséquences importantes : exposition juridique, mauvaise gestion des incidents, dépendance excessive à un prestataire ou, à l’inverse, sur-responsabilisation inutile des équipes internes.
Pour un DSI, comprendre précisément qui est responsable de quoi n’est pas une question théorique. C’est une condition indispensable à la maîtrise du risque et à la pérennité du système d’information.
Responsable de traitement vs sous-traitant : le socle juridique
Le RGPD distingue clairement deux rôles.
Dans la majorité des cas, le bailleur est responsable du traitement. C’est lui qui définit les finalités des traitements (gestion des baux, quittancement, contentieux, suivi des aides), décide des données collectées, fixe les durées de conservation et détermine les règles d’accès aux informations.
Autrement dit, le bailleur reste juridiquement responsable, même lorsqu’il s’appuie sur un logiciel SaaS.
L’éditeur de gestion locative agit quant à lui comme sous-traitant au sens du RGPD. Il traite les données pour le compte du bailleur, selon ses instructions, dans un cadre contractuel précis.
Pour un DSI, le point clé est le suivant : externaliser un traitement ne signifie jamais externaliser la responsabilité.
Ce que le RGPD impose concrètement au bailleur
Le RGPD impose avant tout une obligation de gouvernance.
Le bailleur doit être en mesure de démontrer pourquoi chaque donnée est collectée, sur quelle base légale et pendant combien de temps. Cela implique une cartographie claire des traitements, une documentation à jour et une implication réelle de la DSI aux côtés du DPO.
La maîtrise des accès est un autre point central. Le bailleur reste responsable des habilitations, des profils utilisateurs et des accès internes, qu’il s’agisse des équipes de gestion, de la comptabilité, de la direction ou de prestataires externes. Un outil mal paramétré constitue un risque RGPD, même si l’éditeur est techniquement irréprochable.
Enfin, la gestion des droits des personnes concernées relève du bailleur. Les demandes d’accès, de rectification ou d’effacement sont de sa responsabilité, même si leur exécution opérationnelle est facilitée par l’éditeur.
Les obligations spécifiques de l’éditeur de gestion locative
Un éditeur conforme au RGPD ne se limite pas à des engagements déclaratifs.
Il doit mettre en œuvre des mesures de sécurité adaptées : chiffrement des données, journalisation des accès, séparation stricte des environnements, sauvegardes sécurisées. Ces dispositifs doivent être documentés, auditables et contractualisés.
L’éditeur doit également être en capacité d’assister le bailleur en cas de violation de données, lors d’audits ou pour répondre aux demandes des personnes concernées. Un éditeur incapable de fournir des éléments précis dans ces situations constitue un facteur de risque majeur.
Enfin, le cadre contractuel doit être explicite. Le contrat ou l’avenant RGPD doit préciser les finalités du traitement, les mesures de sécurité, les éventuels sous-traitants ultérieurs et les conditions de réversibilité des données.
L’erreur fréquente : considérer le RGPD comme un sujet “éditeur”
Dans de nombreux projets SI, le RGPD est traité comme un simple prérequis juridique ou une clause contractuelle standard, souvent portée uniquement par le DPO.
Pour un DSI, c’est une erreur de perspective. Le RGPD est avant tout un sujet d’architecture, de gouvernance du SI et de dépendance éditeur. Un logiciel de gestion locative structure les flux de données, les droits d’accès et les intégrations avec le reste du système d’information. Il est donc au cœur du dispositif de conformité.
Ce que les DSI devraient exiger avant de choisir un outil
Avant toute décision, un DSI devrait être en mesure d’obtenir des réponses claires à des questions simples mais structurantes : où sont physiquement stockées les données, qui peut y accéder côté éditeur, comment sont gérés les incidents de sécurité, quelles preuves de conformité sont disponibles et comment s’organise la restitution des données en fin de contrat.
Les éditeurs capables de répondre précisément à ces questions, et de les documenter, restent encore minoritaires sur le marché.
Les solutions modernes de gestion locative intègrent désormais ces exigences dès leur conception, dans une logique de sécurité et de conformité “by design”. C’est notamment le cas de Ublo, qui traite la conformité RGPD comme un sujet structurel et non comme une sur-couche juridique.
En résumé
Le bailleur reste pleinement responsable des données locataires.
L’éditeur est un sous-traitant critique, mais jamais un bouclier juridique.
Le RGPD est un sujet DSI, pas uniquement juridique.
Le choix du logiciel de gestion locative engage durablement la gouvernance des données.
FAQ – RGPD et gestion locative
1. Le bailleur est-il toujours responsable des données locataires ?
Oui. Dans la quasi-totalité des cas, le bailleur est responsable de traitement au sens du RGPD, même lorsqu’il utilise un logiciel SaaS.
2. L’éditeur peut-il être tenu responsable en cas de violation de données
L’éditeur peut voir sa responsabilité engagée contractuellement, mais cela ne décharge jamais le bailleur de ses obligations vis-à-vis des autorités et des personnes concernées.
3. Un DPA est-il suffisant pour être conforme ?
Non. Le DPA est nécessaire mais insuffisant. Il doit être complété par une compréhension réelle de l’architecture technique, des mesures de sécurité et des processus opérationnels.
4. Le RGPD est-il un sujet uniquement juridique ?
Non. C’est avant tout un sujet de gouvernance et d’architecture du système d’information.
5. Comment un DSI peut-il réduire le risque RGPD ?
En combinant un choix éditeur exigeant, une gouvernance interne des accès et une intégration du RGPD dès la conception des projets SI.
