Les charges peuvent impacter la rentabilité de votre investissement immobilier. Par conséquent, l’envie de faire supporter la totalité des charges (504 euros par an en moyenne par appartement) au locataire peut être présente. Cependant, la loi vous l’interdit. Il existe une répartition des différentes charges entre le locataire et son bailleur. Il est important de savoir quelles sont les charges locatives qui peuvent être imputées au locataire et quelle charge ne peut pas.
Les charges récupérables
La loi est clair sur le sujet, la liste des charges locatives qui peuvent être récupérées son défini par le décret n°87-713 du 26 août 1987 qui tend à favoriser l’investissement locatif, l'accession à la propriété de logements sociaux et le développement de l'offre foncière et fixant la liste des charges récupérables. Dans le cas d’un logement social, cette liste peut être complétée par un accord collectif. Lors du calcul de ces charges locatives, il est important de ne pas trop sous-estimé la provision des charges. En effet, cela pourrait porter préjudice au locataire qui se retrouverait avec un montant de régularisation trop important. Dans ce cas, la jurisprudence dit que le locataire peut engager la responsabilité du propriétaire et demander des dommages et intérêts pour le préjudice subi.
Les charges récupérables sont divisées en trois grandes catégories de dépenses :
- les dépenses des services liées à l’usage de l’immeuble et au logement
- les frais des petites réparations des parties communes et l’entretien courant
- les taxes locatives.
Voici les éléments que vous pourrez retrouver dans ce décret :
Ascenseurs et monte-charge
Il est possible de facturer au locataire les frais liés à l’électricité de l’ascenseur mais aussi les frais liés au contrat d'entretien de l'ascenseur (vérification réglementaire, fourniture de produits, etc.). Ce sont des charges locative récupérable.
Eau froide, eau chaude et chauffage collectif
Certaines des dépenses liées au chauffage et à la consommation d’eau sont des charges récupérables :
- l’eau froide, mais aussi l’eau chaude des locataires
- l’eau nécessaire à l’entretien courant des parties communes et des espaces extérieurs
- les produits nécessaires à l'entretien, à l’exploitation et au traitement de l’eau
- les frais liés à l’entretien courant et et aux réparations des équipements de chauffage et d’eau chaude
- les frais d’exploitation des compteurs individuels et généraux.
Installations individuelles
Les dépenses à la charge du locataire sont surtout celles liées à la production d’eau chaude et au chauffage et à la distribution d’eau dans les parties privatives.
L’entretien des parties communes intérieures
Le propriétaire peut récupérer les charges liées aux frais de l’entretien des parties communes auprès de son locataire :
- de l’entretien de la minuterie, de vide-ordures
- de la réparation des appareils d’entretien (comme l’aspirateur)
- de la fourniture de produits d’entretien
- des frais relatifs au personnel d’entretien
- de l’électricité
Les espaces verts
Les dépenses liées à l’exploitation et à l’entretien des différents espaces extérieurs (parking, voies de circulation, espaces verts et abords, aires de jeux) peuvent être réclamées auprès du locataire :
- les opérations de désherbage, de coupe de la pelouse, de ratissage, d’arrosage, de nettoyage, etc.
- l’achat des produits de jardinage (graines, engrais, fleurs, plantes, insecticides, etc.).
Les taxes locatives
Il est possible de demander au locataire le paiement de certaines taxes et redevances qui sont des charges locatives récupérable :
La taxe d’enlèvement des ordures ménagères
La taxe d’enlèvement des ordures ménagères est une taxe de collecte et de tri de déchets. Elle est obligatoire, même lors de courts séjours dans la propriété concernée.
La taxe de balayage
La taxe de balayage n’est pas obligatoire et varie en fonction des communes. Le produit de cette taxe ne peut être supérieur aux dépenses liées au balayage des voies livrées à la circulation publique. C'est une charge récupérable.
La redevance assainissement
La redevance d’assainissement est proportionnelle à la consommation d’eau et sert à financer le traitement des eaux usées.
Les charges non récupérables
Toutes les charges ne figurant pas dans le décret cité ci-dessus ne sont pas récupérables. C'est-à-dire qu’il est totalement interdit de demander au locataire le remboursement de ces dépenses.
Les dépenses de travaux
Le logement mis à disposition du locataire doit répondre à un ensemble de critères de décence. Il doit notamment préserver la sécurité et la santé du locataire. Par conséquent, toutes les dépenses réalisées dans l’objectif de rendre le logement décent ne sont pas récupérables auprès du locataire.
De plus, tous les gros travaux effectués sur le logement tel que la réfection du plancher, mais aussi sur la copropriété comme la dératisation ou le ravalement de façade ne sont pas des charges récupérables.
Les dépenses de copropriété ne sont pas des charges locatives récupérables
Les dépenses liées à l’entretien des parties communes de la copropriété sont à la charge du locataire. Cependant, les autres dépenses liées à cette copropriété ne sont pas récupérables. Voici quelques exemples de charges non-récupérables :
- les primes d’assurance de l’immeuble
- les charges administratives
- les frais de gestion
- les dépenses liées au remplacement de la boîte aux lettres
- les honoraires du syndic
- etc.
Le salaire et la présence d’un concierge ou d’un gardien sont à la fois une charge récupérable et irrécupérable. Le reste à charge du propriétaire dépend de si l’employée sort ou non les poubelles et de s’il nettoie ou non les parties communes. Dans le cas où il effectuerait l’une des deux tâches, le reste à charge est de 25%. S’il ne réalise aucune des deux tâches alors le reste à charge est de 60%.
Il en est de même pour les frais liés à la rédaction de l’état des lieux par un agent immobilier ou par un mandataire en gestion locative, les frais sont divisés entre le bailleur et le locataire. Dans le cas de l’état des lieux d’entrée, la part du locataire ne peut ni dépasser la moitié des frais facturés par l’agence immobilière ni dépasser la somme de 3 euros par mètre carré (de surface habitable). Le calcul sera à l’avantage du locataire. Ce ne sont pas des charges récupérables.
La régularisation des charges locatives
La provision sur charges
S’il s’agit d’une location meublée, le locataire paie soit une provision sur charges ou alors des charges forfaitaires au propriétaire. Ces charges forfaitaires sont calculées selon l’indice de référence des loyers.
Dans le cas d’une location vide, le locataire paie mensuellement ou trimestriellement une “provision sur charges” en même temps que son loyer.
Le montant de cette provision est calculé selon les chiffres arrêtés lors de la dernière régularisation des charges ou en fonction du budget prévisionnel dans le cas où le logement se situe dans une copropriété. Le montant de la provision sur charges doit être noté dans le contrat de location.
Cette provision que le locataire a payée est régularisée chaque année selon les dépenses réelles.
Même en cas d’absence de régularisation, le locataire est obligé de continuer à payer les provisions qui lui sont réclamées chaque mois. Cependant, cette absence de régularisation lui permet de demander un remboursement des provisions payées dans un délai de 3 ans.
Pour justifier le contenu de la régularisation, le propriétaire doit fournir au locataire les informations suivantes :
- la manière dont sont réparties les charges dans le cas où l’immeuble est soumis au statut de la copropriété.
- le décompte des charges par nature.
De plus, le propriétaire doit indiquer au locataire où il peut consulter les pièces justificatives des charges et quand il peut les consulter.
La régularisation annuelle
Dans le cas d’une régularisation annuelle des charges locatives, le propriétaire doit envoyer à son locataire le décompte des charges au minimum un mois avant la date limite.
Le décompte de charges est réglementé et doit répondre à un certain nombre d’obligations :
- tous les postes de dépense doivent être renseignés
- il doit y avoir une distinction entre les charges redevables par le propriétaire et celles dûes par le locataire
- Le décompte doit préciser le mode de répartition entre l’ensemble des locataires dans le cas d’un immeuble collectif
Le locataire doit pouvoir vérifier que l’ensemble des charges qui lui sont demandées lui sont bien imputables et il doit pouvoir comprendre les possibles variations qui peuvent se produire d’une année sur l’autre.
C’est grâce au décompte des charges que l’on peut calculer le différentiel entre ce que le locataire a déjà versé et les dépenses réelles. Le propriétaire peut réclamer un complément de charge dans le cas où la provision se trouverait en deçà du montant réel des charges locatives. Si au contraire, le locataire a payé un trop-perçu, le propriétaire doit rembourser cette différence au locataire.
Afin de garantir le propriétaire d’une possible régularisation en sa faveur, le propriétaire est autorisé à retenir jusqu'à 20% du dépôt de garantie. Il rendra ce montant au locataire après le décompte des charges connu.
La régularisation tardive des charges locatives
La régularisation des charges locatives peut avoir lieu qu’après la validation des comptes de l’AG et donc parfois deux ans après. En effet, le propriétaire peut réclamer pendant 3 ans le paiement des charges ou des loyers, y compris après le départ du locataire (ex : des charges datant de juin 2020 peuvent être réclamées par le bailleur jusqu’en juin 2023. Ce délai de 3 ans s’applique également au locataire qui a payé trop de charges, il dispose de 3 ans pour demander le remboursement. Cette régularisation tardive est possible quelle qu'en soit la cause : oubli, ignorance, négligence.
Une clause sur la renonciation à la régularisation peut être ajoutée au contrat de location afin d’éviter des tensions et afin de faciliter la gestion locative.
Le cas du coliving
Dans le cas d'un contrat de type coliving ou l'énergie est incluse en forfait, il n’est pas possible de faire de régularisation sur le passé. Cependant, le forfait peut être changé pour les futures consommations afin de s’adapter.
Comment améliorer sa gestion ?
La gestion locative peut être complexe à certains niveaux et il peut être facile de se perdre entre les charges récupérables et non-récupérables. C’est pour cela qu’il peut être important de faire appel à un logiciel de gestion locative afin de faciliter son quotidien de gestionnaire immobilier.
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