Facturation électronique : ce que doivent prévoir les foncières

1. Facturation électronique : de quoi parle-t-on exactement ?

La facturation électronique, ou e-invoicing, consiste à émettre, transmettre et recevoir une facture dans un format 100 % numérique, structurant les données selon des standards interopérables :

Les trois formats standards à connaître :

• Factur-X : un format mixte (PDF + données XML intégrées) très utilisé en France, qui permet à la fois la lecture humaine et le traitement automatique.
• UBL (Universal Business Language) : format international, utilisé dans de nombreux pays européens, adapté à la facturation B2B structurée.
• CII (Cross Industry Invoice) : format XML standard défini par l’ONU/CEFACT, très structuré, destiné à des échanges inter-entreprises complexes.

Cela signifie que les factures PDF envoyées par mail ne suffiront plus : elles ne respectent pas les exigences de transmission et de traitement automatisé requis.

L’objectif de la réforme est triple :

• Simplifier la collecte de TVA
• Renforcer la lutte contre la fraude fiscale
• Accélérer la digitalisation des processus comptables

Elle s’inscrit dans une transformation plus large de la relation entre entreprises et administration, avec des bénéfices attendus aussi côté entreprises : automatisation, gain de temps, meilleure fiabilité.

2. Que dit la loi ? Ce que vous devez savoir

Suite au report annoncé en 2023, le calendrier officiel (provisoire à ce jour) est le suivant :

• 1er septembre 2026 : obligation de réception pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille
• Émission obligatoire selon un calendrier dégressif (en fonction du chiffre d’affaires) :
  • Grandes entreprises (CA > 1,5 Md€, > 5 000 salariés) : 2026
  • ETI (CA entre 50 M€ et 1,5 Md€, entre 250 et 5 000 salariés) : 2027
  • PME / TPE (CA < 50 M€, < 250 salariés) : 2027-2028 (en attente de confirmation)

Plateformes et formats

• Chaque entreprise devra passer par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou le Portail Public de Facturation (PPF).
• Les factures devront être transmises dans un format structuré (Factur-X, UBL, CII) et contenir des données normées telles que :
  • Numéro SIREN
  • Montant HT et TTC
  • Taux de TVA
  • Numéro de facture
  • Date d’émission
  • Numéro de bon de commande (si requis par le client public)

Sanctions

Des sanctions sont prévues en cas de non-respect de l’obligation, notamment en cas de retard d’émission, défaut de transmission ou d’utilisation de formats non conformes. Les amendes peuvent aller jusqu’à :

• 15 € par facture non transmise ou incorrecte (plafond de 15 000 € par an)
• Retards dans la transmission pouvant entraîner des pénalités administratives complémentaires

3. Pourquoi la facturation électronique est un enjeu stratégique pour les foncières ?

Pour une foncière, la facturation est loin d’être anecdotique. Elle concerne :

• Les loyers (factures récurrentes)
• Les charges récupérables
• Les travaux ou interventions refacturés
• Les provisions ou régularisations

Chaque lot, chaque contrat, chaque indexation peut générer une ou plusieurs factures mensuelles ou trimestrielles.

Gagner en traçabilité

Avec la facturation électronique, tout est historisé, daté, structurant une traçabilité complète des flux.

Renforcer la fiabilité

Moins de ressaisies, moins d’erreurs, des formats normés : les risques d’anomalies comptables sont drastiquement réduits.

Accélérer les encaissements

Des factures standardisées permettent une meilleure compréhension côté locataire et une automatisation du traitement côté banque.

Gagner du temps

Automatiser la facturation, c’est aussi réduire la pression sur les équipes, particulièrement en période de bouclage comptable.

4. Les avantages opérationnels pour vos équipes

La mise en place d’une solution de facturation électronique impacte directement la productivité des gestionnaires et comptables.

• Plus de relance automatique
• Rapprochement bancaire simplifié
• Export comptable standardisé pour l’expert-comptable
• Moins de ressaisie, moins d’anomalies
• Une vision en temps réel des soldes locatifs

Le tout avec des gains de temps significatifs sur la gestion des appels de loyers, les quittancements et les régularisations.

5. Comment s’y préparer concrètement ?

1. Cartographier vos flux

Identifiez les types de factures émises, les fréquences, les formats actuels, les circuits de validation et les points de blocage.

2. Anticiper la transition technique

• Choisir une solution compatible avec les exigences PDP/PPF
• Définir les rôles et responsabilités dans le processus
• Prévoir les formats d’export pour les outils comptables existants

3. Sensibiliser les équipes

Former les utilisateurs, expliquer les bénéfices et assurer une montée en compétence progressive

4. Tester et ajuster

Un déploiement pilote sur un portefeuille test permet de vérifier les paramétrages et de régler les frictions.

6. Pourquoi Ublo est une solution idéale pour les foncières

Ublo est une plateforme SaaS de gestion locative conçue pour les foncières et gestionnaires avec de forts volumes de facturation.

Elle propose :

• Facturation automatique : émission conforme, échéanciers personnalisables
• Modèles illimités pour habitat ou commerce, avec ou sans TVA
• Synchronisation bancaire et export FEC pour une comptabilité fluide
• Exports personnalisés disponibles sur demande pour s’adapter à votre expert-comptable
• API ouverte pour les clients ayant besoin d’intégrations spécifiques
• Interface simple et évolutive, avec +1 mise à jour par mois

Ublo est d’ores et déjà conforme aux exigences 2026 et accompagne ses clients dans la mise en place de solutions adaptées à leurs processus internes.

Conclusion : une obligation qui devient une opportunité

La facturation électronique ne doit pas être subie. Pour les foncières, c’est une occasion de repenser en profondeur la gestion de leur parc :

• Plus de fiabilité comptable
• Plus de visibilité financière
• Moins de charges administratives
• Une meilleure expérience pour les équipes et les locataires

Ublo est déjà opérationnel sur ces sujets, et vous accompagne dans votre transition avec une solution robuste, intuitive et conforme.

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