La gestion locative tertiaire est aujourd’hui confrontée à une double exigence : gagner en efficacité opérationnelle tout en sécurisant des processus de plus en plus complexes. Qu’il s’agisse de logements, de résidences gérées ou d’actifs tertiaires, les professionnels doivent gérer un volume croissant de données, de contrats et d’interactions, souvent avec des outils fragmentés.Dans ce contexte, la digitalisation et l’automatisation de la gestion locative ne sont plus des options. Elles constituent un levier clé pour améliorer la performance, la qualité de service et la maîtrise des risques.
Gestion locative immobilière : de quoi parle-t-on ?
La gestion locative regroupe l’ensemble des opérations liées à la mise en location et au suivi d’un bien immobilier :
- gestion des locataires et occupants,
- rédaction, suivi et renouvellement des baux,
- gestion des loyers, quittancements et charges,
- suivi des échéances et des impayés,
- gestion documentaire et traçabilité des échanges.
Dans l’immobilier professionnel comme dans le résidentiel, ces missions nécessitent rigueur, réactivité et fiabilité des données.
Pourquoi la gestion locative devient de plus en plus complexe
Des portefeuilles immobiliers hétérogènes
Les gestionnaires doivent composer avec des actifs variés : logements, résidences étudiantes ou seniors, locaux commerciaux, bureaux ou portefeuilles mixtes. Chaque typologie implique des règles de gestion spécifiques, des contrats différents et des attentes locataires distinctes.
Une pression réglementaire accrue
Les obligations juridiques et contractuelles évoluent rapidement. La gestion des baux, des garanties, des impayés ou du pré-contentieux impose une traçabilité irréprochable et des processus maîtrisés.
Des locataires plus exigeants
Les locataires attendent désormais des démarches simples, dématérialisées et transparentes : accès aux documents, communication fluide, réactivité accrue. La qualité de la gestion locative devient un facteur déterminant de satisfaction et de fidélisation.
Digitaliser la gestion locative : un enjeu stratégique
Digitaliser la gestion locative consiste à structurer et outiller l’ensemble des processus grâce à des solutions logicielles adaptées aux usages métiers.
Centraliser les données et les documents
Une gestion digitalisée permet de regrouper dans un outil unique :
- les informations locataires,
- les baux et conventions,
- les documents contractuels,
- les flux financiers et échéanciers.
Cette centralisation garantit une source de données fiable et partagée, indispensable pour travailler efficacement.
Automatiser les tâches répétitives
L’automatisation permet de réduire significativement le temps passé sur les opérations chronophages :
- génération des baux et documents,
- quittancement et appels de loyers,
- relances et notifications,
- suivi des échéances contractuelles.
Les équipes peuvent ainsi se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Sécuriser les processus de gestion locative
Des workflows structurés limitent les erreurs, standardisent les pratiques et assurent la conformité des opérations. Chaque action est tracée, chaque document archivé, chaque échéance suivie.
Automatisation de la gestion locative : quels bénéfices concrets ?
Gain de temps et productivité accrue
Moins de saisie manuelle, moins de ressaisies, moins d’allers-retours entre outils : l’automatisation améliore la productivité des équipes et facilite la montée en charge des portefeuilles.
Réduction des risques et des erreurs
Des processus automatisés réduisent les oublis, les incohérences et les risques liés à la gestion contractuelle et financière.
Meilleure visibilité et pilotage de l’activité
Grâce à des tableaux de bord et indicateurs, les gestionnaires disposent d’une vision en temps réel de leur activité : loyers encaissés, situations à risque, échéances à venir, volumes traités.
Ublo : une plateforme pensée pour la gestion locative moderne
Ublo est une plateforme de gestion locative et d’exploitation immobilière conçue pour accompagner les professionnels dans la digitalisation et l’automatisation de leurs processus.
Contrairement aux solutions historiquement orientées vers l’exploitation technique des immeubles tertiaires, Ublo se concentre sur le cœur de la gestion locative : contrats, flux financiers, documents et relation locataire.
Centralisation et fiabilité des données
Ublo centralise l’ensemble des informations liées à la gestion locative : locataires, baux, documents, loyers et historiques d’actions. Les équipes travaillent sur une base de données unique, fiable et sécurisée.
Automatisation des processus clés
La plateforme permet d’automatiser les opérations essentielles :
- rédaction et signature électronique des baux,
- quittancement et gestion des loyers,
- suivi des échéances et renouvellements,
- gestion des impayés et du précontentieux,
- production et archivage des documents.
Gestion documentaire intelligente
La gestion électronique de documents (GED) d’Ublo facilite le classement, la recherche et l’accès aux documents. Chaque pièce est liée aux bons objets (bail, locataire, immeuble), pour une consultation rapide et sécurisée.
Interface intuitive et orientée métiers
Ublo propose une interface pensée pour les usages réels des gestionnaires : navigation fluide, accès rapide à l’information, actions contextualisées et vision transverse du patrimoine.
Pilotage et tableaux de bord
Grâce à des indicateurs et tableaux de bord, les équipes disposent d’une vision claire de leur activité et peuvent piloter leur gestion locative avec précision.
Digitaliser aujourd’hui pour sécuriser la gestion locative de demain
Face à la complexité croissante de la gestion locative, la digitalisation et l’automatisation sont devenues indispensables. Elles permettent de sécuriser les processus, d’améliorer la qualité de service et d’accompagner la croissance des portefeuilles immobiliers.
En s’appuyant sur une plateforme comme Ublo, les professionnels de l’immobilier font le choix d’une gestion locative plus fluide, plus fiable et plus performante, adaptée aux enjeux actuels du secteur.
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FAQ – Gestion locative tertiaire et digitalisation
1. Qu’est-ce que la gestion locative tertiaire ?
La gestion locative tertiaire regroupe l’ensemble des opérations liées à la location de biens immobiliers à usage professionnel : bureaux, commerces, locaux d’activités ou entrepôts. Elle couvre la gestion des baux commerciaux ou professionnels, des loyers, des charges, des échéances contractuelles et de la relation avec les occupants.
2. Quelle est la différence entre gestion locative tertiaire et résidentielle ?
La gestion locative tertiaire repose sur des baux plus complexes, des durées longues, des charges spécifiques et des obligations contractuelles renforcées. Elle implique également une relation locataire orientée usage professionnel, ainsi qu’un suivi rigoureux des engagements juridiques, financiers et réglementaires propres à l’immobilier d’entreprise.
3. Pourquoi digitaliser la gestion locative tertiaire ?
Digitaliser la gestion locative tertiaire permet de centraliser les données, de fiabiliser les baux commerciaux, d’automatiser les échéances et de sécuriser les processus. Elle facilite le pilotage de portefeuilles complexes et réduit les risques d’erreurs dans un environnement réglementaire et contractuel exigeant.
4. Qu’est-ce que le décret tertiaire (Éco Énergie Tertiaire) ?
Le décret tertiaire, issu du dispositif Éco Énergie Tertiaire, impose une réduction progressive des consommations d’énergie des bâtiments tertiaires de plus de 1 000 m². Les objectifs sont de –40 % d’ici 2030, –50 % en 2040 et –60 % en 2050, par rapport à une année de référence.
5. Quel est l’impact du décret tertiaire sur la gestion locative ?
Le décret tertiaire implique une traçabilité accrue des données liées aux occupants, aux surfaces louées et aux périodes d’occupation. La gestion locative joue un rôle clé pour fiabiliser les informations contractuelles nécessaires au suivi réglementaire et à la déclaration sur la plateforme OPERAT.
6. La gestion locative est-elle concernée par la plateforme OPERAT ?
Oui. Les données issues de la gestion locative (baux, surfaces, occupants, dates d’entrée et de sortie) sont essentielles pour alimenter la plateforme OPERAT de l’ADEME. Une gestion locative digitalisée facilite la collecte, la fiabilité et la mise à jour de ces informations dans le temps.
7. Comment un logiciel de gestion locative aide-t-il à répondre au décret tertiaire ?
Un logiciel de gestion locative permet de centraliser les informations contractuelles, d’historiser les changements d’occupants et de sécuriser les données liées aux surfaces et aux usages. Il constitue une base fiable pour collaborer efficacement avec les équipes en charge de l’exploitation énergétique et du reporting réglementaire.
8.Quelles données locatives sont critiques en immobilier tertiaire ?
En immobilier tertiaire, les données clés sont : les baux commerciaux ou professionnels, les surfaces louées, les dates d’occupation, les loyers et charges, ainsi que l’historique des occupants. Ces informations sont indispensables pour le pilotage financier, contractuel et réglementaire du parc immobilier.
9. Pourquoi automatiser les baux commerciaux et professionnels ?
L’automatisation des baux commerciaux et professionnels permet de sécuriser les échéances, d’éviter les oublis contractuels et de fiabiliser les renouvellements. Elle réduit les risques juridiques et améliore la traçabilité des engagements entre bailleurs et occupants.
10. La digitalisation facilite-t-elle la conformité réglementaire en tertiaire ?
Oui. Une gestion locative digitalisée permet de structurer les données, d’assurer leur traçabilité et de produire rapidement les informations nécessaires aux obligations réglementaires, dont le décret tertiaire. Elle limite les risques de non-conformité liés à des données incomplètes ou dispersées.
11. En quoi Ublo est adapté à la gestion locative tertiaire ?
Ublo est conçu pour structurer et automatiser la gestion des baux, des loyers, des documents et des données locatives. La plateforme permet aux professionnels de disposer d’une base fiable pour piloter leur gestion locative tertiaire et collaborer efficacement avec les acteurs de l’exploitation et de la conformité réglementaire.
12. Faut-il un outil unique pour la gestion locative et la conformité tertiaire ?
Un outil unique n’est pas obligatoire, mais une gestion locative centralisée est essentielle. Elle permet de fiabiliser les données en amont et de faciliter les échanges avec les outils ou partenaires en charge du suivi énergétique et réglementaire, notamment dans le cadre du décret tertiaire.
