Le coliving transforme progressivement les modes d’habiter. À mi-chemin entre la colocation et l’hôtellerie, ce modèle repose sur des logements meublés associant espaces privatifs, espaces communs et services intégrés. Pour les gestionnaires, cette organisation offre de nouvelles opportunités, mais elle implique également une gestion plus complexe : plusieurs locataires occupent un même bien, avec des contrats, des échéances, des demandes et des besoins différents.
À mesure qu’un parc de coliving se développe, la multiplication des résidents et des opérations peut rapidement rendre les processus difficiles à suivre. Gestion des baux, entrées et sorties, maintenance, facturation, occupation des chambres ou encore communication avec les résidents : chaque opération doit être structurée pour éviter que la croissance du parc ne se traduise par une multiplication des tâches manuelles.
La gestion multi-locataires repose donc sur trois piliers : un cadre contractuel clair, des processus opérationnels standardisés et des outils technologiques adaptés.
Le coliving : un modèle qui repose sur la mutualisation
Le coliving associe généralement un espace privatif à des espaces communs et à différents services. Les résidents disposent par exemple d’une chambre ou d’un studio, tout en partageant une cuisine, un salon, un espace de coworking ou encore une salle de sport. Des prestations comme le ménage, la maintenance ou l’accès à Internet peuvent également être proposées.
Cette organisation permet de proposer une expérience résidentielle différente de celle d’une location classique. Le résident ne loue pas uniquement une surface : il accède à un logement meublé et à un ensemble de services.
Pour le gestionnaire, cette promesse implique toutefois de coordonner simultanément plusieurs dimensions :
- les logements et chambres disponibles
- les contrats de chaque résident
- les entrées et sorties
- les états des lieux
- les loyers et charges
- les espaces communs
- les prestations incluses
- les demandes des résidents
- la maintenance et les interventions
La difficulté augmente naturellement avec la taille du parc. Une organisation qui fonctionne avec quelques logements peut rapidement montrer ses limites lorsque le nombre de chambres et de résidents augmente.
Coliving et colocation : une gestion différente
Le coliving est souvent rapproché de la colocation, mais les deux modèles ne reposent pas exactement sur la même organisation.
Dans une colocation, les occupants peuvent notamment partager un bail collectif ou disposer de baux individuels. L’organisation du quotidien repose largement sur les colocataires eux-mêmes. Le coliving est davantage structuré autour d’une offre portée par un gestionnaire professionnel, avec des espaces communs aménagés et des services intégrés.
Cette différence est essentielle pour comprendre les enjeux de la gestion d’un parc de coliving.
Le gestionnaire ne doit pas seulement administrer des logements. Il doit également garantir une expérience cohérente à l’ensemble des résidents, tout en assurant la disponibilité des espaces, la qualité des services et la continuité des opérations.
Structurer le cadre contractuel de chaque résident
La première étape d’une gestion multi-locataires efficace consiste à établir un cadre contractuel clair.
Privilégier une gestion individualisée des contrats
Dans le coliving, les baux d’habitation sont généralement individuels. Chaque résident dispose ainsi de son propre contrat, ce qui permet de gérer indépendamment les arrivées et les départs. Cette organisation est particulièrement adaptée à un modèle dans lequel les durées d’occupation peuvent varier d’un résident à l’autre.
Pour le gestionnaire, cette individualisation facilite notamment :
- le suivi de chaque locataire
- la gestion des échéances
- les entrées et sorties échelonnées
- la facturation individuelle
- le suivi des documents
- la gestion des demandes propres à chaque résident
Plus le parc comporte de locataires, plus cette individualisation doit être accompagnée d’une organisation centralisée.
Définir précisément les espaces privatifs et communs
Le contrat et les documents associés doivent permettre d'identifier clairement ce qui relève de l’espace privatif et ce qui relève des espaces partagés.
Une chambre, un studio ou une salle de bains privative ne sont pas gérés de la même manière qu’une cuisine, un salon, une salle de sport ou un espace de coworking accessible à plusieurs résidents.
Cette distinction est également importante pour définir les règles d’utilisation des différents espaces.
Formaliser les règles de vie
Le coliving repose sur la vie en communauté. Le gestionnaire doit donc poser un cadre permettant de préserver la qualité de vie des résidents.
Un règlement intérieur peut notamment préciser les règles relatives à l’utilisation des espaces communs, au respect des équipements et aux différents services proposés.
L’objectif est simple : réduire les incompréhensions et donner aux résidents une vision claire du fonctionnement de la résidence.
Clarifier le fonctionnement de l’offre « tout inclus »
L’un des attraits du coliving réside dans la simplicité de l’offre. Le résident peut retrouver dans un même paiement le logement et différents services, comme Internet, certaines charges, le ménage des espaces communs ou la maintenance.
Mais pour le gestionnaire, cette simplicité doit être structurée.
Il est donc important de distinguer clairement :
Cette transparence facilite la relation avec les résidents et limite les demandes liées à des prestations mal comprises.
Standardiser les processus pour gérer un parc à grande échelle
Lorsqu’un parc passe de quelques logements à plusieurs dizaines de propriétés, la gestion au cas par cas devient rapidement inefficace.
La croissance d’une activité de gestion locative repose notamment sur l’amélioration des processus, l’automatisation des opérations et la capacité à maintenir un niveau de service constant.
Créer des processus reproductibles
Pour chaque étape de la gestion, il est utile de définir une méthode commune :
- entrée d’un nouveau résident
- constitution du dossier
- signature du contrat
- état des lieux
- remise des clés
- facturation
- traitement des demandes
- intervention technique
- sortie du résident
- état des lieux de sortie
- remise en disponibilité de la chambre
Un nouveau gestionnaire doit pouvoir comprendre rapidement comment traiter une entrée ou une sortie sans dépendre des habitudes d’une seule personne.
Utiliser des check-lists
Les check-lists permettent également de sécuriser les opérations répétitives.
Pour une sortie, par exemple, une même liste peut permettre de vérifier :
- la date de départ
- l’état des lieux
- la récupération des clés
- l’état de la chambre
- l’état des équipements
- les éventuelles interventions à prévoir
- la remise en disponibilité du logement
Cette standardisation devient particulièrement importante lorsque plusieurs chambres se libèrent dans une même résidence.
Faire de la maintenance un processus plutôt qu'une urgence
Dans un logement classique, un problème technique concerne généralement un seul logement. Dans une résidence de coliving, une intervention peut affecter plusieurs résidents ou un espace partagé.
Une panne Internet, un problème dans une cuisine commune ou un dysfonctionnement d’un équipement partagé peut ainsi avoir un impact sur l’expérience de nombreux occupants.
La maintenance doit donc être pensée en amont.
L’objectif est de ne pas uniquement intervenir lorsqu’un problème survient, mais de mettre en place un suivi régulier des équipements et des espaces.
Centraliser les interventions
Pour chaque intervention, le gestionnaire doit pouvoir identifier rapidement :
- le logement ou l’espace concerné
- le problème signalé
- la personne ayant effectué la demande
- la priorité
- le prestataire concerné
- l’état d’avancement
- la résolution du problème
Cette centralisation évite que les demandes se dispersent entre plusieurs canaux de communication.
Elle permet également de mieux coordonner les équipes et les prestataires lorsque le parc s’agrandit.
Suivre le taux d'occupation et les disponibilités
La performance d’un parc de coliving dépend notamment de sa capacité à limiter les périodes d’inoccupation.
Avec plusieurs chambres par résidence et des contrats individuels, les disponibilités peuvent évoluer quotidiennement. Une chambre peut être occupée, prochainement disponible, en cours de remise en état ou prête à accueillir un nouveau résident.
Pour le gestionnaire, il est donc essentiel d’avoir une vision actualisée de l’occupation du parc.
Chez Ublo, la gestion du taux d’occupation fait notamment partie des enjeux identifiés pour les acteurs du coliving : disposer d’un planning permet de détecter rapidement les logements vacants et de contribuer au maintien d’un taux d’occupation élevé.
Cette visibilité permet notamment de mieux anticiper :
- les départs
- les futures disponibilités
- les remises en état
- les nouvelles entrées
- les périodes de vacances
Digitaliser le parcours locataire
Plus le nombre de résidents augmente, plus les tâches administratives deviennent chronophages.
La digitalisation permet de réduire le nombre d'opérations manuelles et de fluidifier le parcours résidentiel.
Parmi les opérations pouvant être digitalisées figurent notamment :
- la constitution du dossier
- la signature électronique du bail
- l’entrée dans le logement
- les états des lieux
- le suivi des demandes
- la communication avec les résidents
L’objectif est de permettre au gestionnaire de consacrer moins de temps aux tâches administratives répétitives et davantage de temps au pilotage du parc et à l’expérience résidentielle.
Chez Ublo, la digitalisation du parcours résidentiel permet notamment d’automatiser l’entrée des résidents, de digitaliser la signature des baux et de suivre la maintenance des logements.
Centraliser la communication avec les résidents
Un parc de coliving implique une multitude d’échanges.
Question sur un équipement, problème technique, demande d’information, intervention de maintenance ou question concernant le contrat : les sollicitations peuvent rapidement s’accumuler.
Lorsque les demandes sont dispersées entre emails, messages et échanges informels, le risque d’oubli augmente.
Une organisation centralisée permet au contraire de conserver une trace des demandes et de suivre leur traitement.
Pour les résidents, cela apporte davantage de visibilité. Pour le gestionnaire, cela permet de mieux répartir les tâches et de suivre les demandes en cours.
Cette qualité de communication participe directement à l’expérience résidentielle. Dans le coliving, où les services et la communauté font partie intégrante de l’offre, elle constitue donc un véritable enjeu de fidélisation.
Pourquoi la gestion multi-locataires nécessite un outil adapté ?
La notion de multi-locataires peut être rapprochée d’un principe bien connu dans le monde informatique.
Le parallèle avec le coliving est intéressant.
Une infrastructure commune, des espaces privatifs
Dans un parc de coliving :
- plusieurs résidents partagent une même infrastructure
- chacun dispose de son propre espace privatif
- les services et équipements sont mutualisés
- la gestion est centralisée
- chaque résident possède néanmoins ses propres informations, son propre contrat et ses propres échéances
Le principe est donc similaire : mutualiser ce qui peut l’être tout en isolant ce qui doit rester individualisé.
C’est précisément ce qui rend la structuration du parc essentielle.
Le gestionnaire doit pouvoir disposer d’une vision globale de la résidence tout en conservant une vision détaillée de chaque résident.
Quel outil pour gérer efficacement un parc de coliving ?
Un logiciel de gestion locative adapté au coliving doit permettre de passer d’une gestion logement par logement à une gestion structurée du parc.
L’enjeu est de réunir dans un même environnement les informations nécessaires au pilotage quotidien :
Gestion des logements
Visualiser les logements occupés, disponibles ou prochainement libérés.
Retrouver rapidement les informations et documents associés à chaque occupant.
Gestion des contrats
Suivre les baux, leurs échéances et les différentes étapes du parcours locatif.
Gestion de la facturation
Centraliser les éléments nécessaires au suivi des loyers et des prestations.
Gestion des états des lieux
Documenter les entrées et sorties et conserver les informations relatives au logement.
Gestion des demandes
Centraliser les demandes des résidents et suivre les interventions nécessaires.
L’objectif est de disposer d’un outil unique capable de suivre la complexité du parc sans complexifier le travail des équipes.
Les 5 bonnes pratiques pour structurer un parc de coliving
Pour résumer, une gestion efficace d’un parc de coliving repose sur cinq principes :
1. Individualiser la gestion des résidents
Chaque locataire doit disposer d’un suivi propre, tout en étant intégré à la vision globale de la résidence.
2. Standardiser les processus
Les entrées, sorties, états des lieux, interventions et opérations administratives doivent suivre des processus reproductibles.
3. Anticiper la maintenance
Un suivi régulier des équipements permet de limiter les interventions urgentes et leurs conséquences sur l’expérience résidentielle.
4. Suivre l’occupation en temps réel
Une bonne visibilité sur les disponibilités permet d’anticiper les départs et de limiter les périodes de vacances.
5. Centraliser les informations
Contrats, résidents, logements, facturation, états des lieux et demandes doivent pouvoir être suivis depuis un même environnement.
Conclusion : structurer pour pouvoir faire grandir son parc
Le développement d’un parc de coliving ne repose pas uniquement sur l’acquisition de nouveaux biens. Plus le nombre de logements et de résidents augmente, plus la qualité de l’organisation devient déterminante.
Le véritable enjeu consiste à standardiser les opérations tout en conservant une gestion individualisée des résidents. Les contrats, les entrées et sorties, la maintenance, les disponibilités et la communication doivent être structurés pour éviter que chaque nouveau logement n’entraîne une nouvelle couche de complexité.
La technologie peut jouer un rôle central dans cette transformation. En automatisant les tâches répétitives, en centralisant les informations et en donnant aux gestionnaires une vision globale de leur parc, un logiciel de gestion locative permet de mieux absorber la croissance.
Chez Ublo, la gestion des acteurs du coliving s’appuie notamment sur le suivi du taux d’occupation, la gestion des demandes des résidents et la centralisation des opérations liées au parc.
Structurer son parc dès les premières résidences, c’est donc préparer sa croissance avant que la complexité ne devienne un frein.
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FAQ : Coliving et gestion multi-locataires
1. Qu’est-ce que le coliving ?
Le coliving est un mode d’habitat qui associe un espace privatif, comme une chambre ou un studio, à des espaces communs et à différents services. Le résident bénéficie ainsi d’un logement meublé et d’une expérience de vie collective encadrée par un gestionnaire.
2. Comment fonctionne la gestion locative d’un coliving ?
La gestion locative d’un coliving consiste à administrer simultanément les logements, les contrats, les résidents, les entrées et sorties, les états des lieux, la facturation, la maintenance et les services proposés. Une organisation centralisée permet de mieux gérer ces opérations lorsque le nombre de résidents augmente.
3. Quel type de bail est utilisé en coliving ?
Le coliving repose généralement sur des contrats de location individuels. Chaque résident dispose ainsi de son propre contrat, ce qui permet au gestionnaire de suivre séparément les loyers, les échéances, les documents et les départs de chaque occupant.
4. Pourquoi standardiser la gestion d’un parc de coliving ?
La standardisation permet de reproduire les mêmes processus dans l’ensemble du parc : gestion des entrées et sorties, états des lieux, maintenance, facturation ou encore suivi des demandes. Elle facilite également le travail des équipes lorsque le nombre de logements et de résidents augmente.
5. Comment limiter la vacance locative en coliving ?
Pour limiter la vacance locative, il est essentiel d’anticiper les départs, de suivre les échéances des contrats et d’avoir une vision précise des logements prochainement disponibles. La digitalisation des processus peut également accélérer les différentes étapes entre le départ d’un résident et l’arrivée du suivant.
6. Pourquoi centraliser les demandes des résidents ?
Centraliser les demandes permet de conserver un historique des échanges, d’identifier les interventions à réaliser et de suivre leur avancement. Cette organisation limite les oublis et permet de garantir une meilleure réactivité auprès des résidents.
7. Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion locative pour le coliving ?
Un logiciel de gestion locative permet de centraliser les informations relatives aux logements, aux résidents et aux contrats. Il peut également faciliter le suivi des états des lieux, de la facturation, des demandes et des disponibilités, tout en réduisant les tâches administratives répétitives.
8. Comment gérer un parc de coliving à grande échelle ?
Pour gérer efficacement un parc de coliving à grande échelle, il est nécessaire de combiner des processus standardisés, une gestion individualisée des résidents et un outil permettant de centraliser les opérations. Cette organisation permet d’accompagner la croissance du parc sans multiplier les tâches manuelles.
